Understanding e-HR problems with the help of surveys and case studies

Abstract

Human Resources Management has come to mean something very different for organizations.What was once a departmentalized, transaction-driven function is now being recognized asstrategic part of an overall enterprise system. There is a transition of HR function from anadministrative role to a strategic business partnership. And as players of a strategic role within an organization, HR professionals need the tools and resources to turn HR functions into more effective systems that could answer the speed of the job market where companies compete for "human talent". Finding out the talent needed and keeping the talent is an important process. Innovations on technology increase the expectations for finding (e-recruitment) and keeping (e-training and e-learning) the best talents faster then before. Over the last two years, electronic HR, so called "e-HR", has become an irresistible force for change, or at least an enabler of HR transformation in some leading organizations. e-HR becomes an important issue on creating a strategic advantage through the optimization of the production factor "human resource" (human talent) while recruiting, managing and developing. It enables HR to double outputs with the same resources/budgets. As a result, developments on technology are becoming critical to sourcing, retaining, developing and rewarding the '"talent". Today, some companies are using technologies to deliberately build an"employer brand", pushing a strong self-image. Also, Internet applications are becoming very useful for employees as these enable them to utilize their time most efficiently. Companies, on the other hand, will be able to support their employees with the most effective tools and technologies to do their job. HR is a business that has to think logically, execute fast, reduce costs and show good returns on investments. Technology answers these needs as it increases the information availability, and helps in increasing knowledge. Developments of e-HR have different ranges and levels of internal effects on the organization. While some organizations have successful results, others may fail. Why? Besides the benefits of technology it has some paradoxes, as well. Since, e-HR makes complex interfaces between people, processes and technology necessary, some dilemmas will increase inurgency and new ones are likely to emerge. In fact, the Human Resource profession and practices have undergone substantial change and redefinition with the new technological era. This study mentions some critical points in order to see the developments and find out the most reasonable answers for improving the key performance indicators of HR on recruitment and selection, training and learning, and productivity while shaping a new strategy of e-HR. For this study a survey was developed for identifying the major points of drivers and expectations of e-HR, and finding out if conditions such as eliminating waste, cost reductions, speed, more efficient resourcing, greater productivity and value-added services are being achieved by the use of technology. To corroborate and compliment the information gathered from the survey, an extensive literature search was conducted. Also, case studies, experiences of companies were used as a guide in order to understand the different levels of facing e-HR as a new strategy. The final results of the study confirmed that development of a sucessful e-HR strategy is not an easy process. The finding from case reports, experiences and surveys shows that are some main issues which are important in having successful results. The expectations behind e-HR vary immensely, depending among external or internal drivers, a function's ambitions, business circumstances, resources and, HR leadership. This makes it necessary to have rationally planed applications, and to rethink/redesign the HR functional impacts before any kind of a transformation to e-HR development. A planed e-HR strategy does enable improved business productivity and performance, and effective service delivery on all functions of HR. And last but not the least, it is necessary aligning HR strategy with "Corporate Strategy" of the organization in order to have effective results. A lot of work needs to be done and a lot of time needs to be invested but for being a strong strategic business partner in the future, HR cannot hide from the opportunities or challenges that technology is bringing.İnsan Kaynakları yıllardır insanların becerilerini geliştirmesine destek olmakta ve bu konuda gittikçe artan beklentilere çözümler üretmektedir. Bu deneyimi ile, diğer iş dallarının arasında, paylaşımı sağlayan ve destekleyen bir ortam yaratma görevini de üstlenmektedir. Teknoloji, İnsan Kaynakları profesyonellerine mevcut gelişmeleri aktarmakta destek olmakla birlikte, aslında bireylerin ihtiyaçlarına cevap verebilecek bilgilerin belirlenmesi ve paylaşılmasında daha etkin bir rol üstlenme fırsatını sağlamaktadır. Diğer taraftan, yükselen teknoloji düzeyi yeni iş alanlarına giriş fırsatları ortaya çıkartmaktadır. Bu durumda, insan kaynakları sistemine ve departmanına oldukça önemli görevler düşmektedir. Yeni ekonomide kökleşmeyi hedefleyen bir firma, önce insan kaynaklarının dizaynını dinamikleştirmeyi gündemine almalıdır. İnsan Kaynakları Yönetimi günümüz organizasyonlarında stratejik iş ortaklığı yapısına doğru bir geçiş içerisindedir. İnsan Kaynakları yöneticileri ve çalışanları bu stratejik ortaklığın üyeleri olarak, iş dünyasındaki hıza cevap verebilecek daha etkin ve çözüm üretici araçlar geliştirme ve kaynaklar bulma durumundadırlar. Bu durum şirketler için "insan kaynağına" verilen önemi arttırmaktadır. Günümüz iş dünyasında başarılı olabilmek için şirketlerin, ihtiyaçlarına cevap verebilecek, onları öncü yapabilecek insan kaynağını bulmaları (e-recruitment) ve onlara yatırım yaparak (e-training) kurum içinde tutmaları gerekmektedir. Tüm bu değerlendirmeler göz önüne alındığında, elektronik İnsan Kaynakları olarak adlandırılan, teknolojinin İnsan Kaynakları fonksiyonlarına entegrasyonu, günümüz iş dünyası için gerekli hale geldiği söylenebilir. Teknolojinin kullanımı ile İnsan Kaynakları, aynı bütçelerle ve kaynaklarla daha hızlı ve etkin sonuçlar alabilmektedir. Pek çok şirket bunu gözardı etmeyerek teknolojinin kullanımı için süreçleri yeniden düzenlemektedir. Teknolojik transferler her şirketde farklı sonuçlar ortaya çıkartmaktadır. Bazı organizasyonlar bu uygulamalardan başarı elde ederken bazıları hem zaman hem bütçe açısından kayıplara uğramaktadır. Bu çalışmada bunların nedenleri ile teknolojinin nasıl, insan kaynakları fonksiyonlarında -özellikle seçme yerleştirme, eğitim ve geliştirme, verimlilik ve artı değer katma konularında- performansı arttırıcı bir unsur olabileceği araştırılmıştır. Bu araştırmaya göre, Türkiye'de firmaların web sayfalarında insan kaynakları ile ilgili yer alan veya yer alması planlanan bilgi ve hizmetlerin başında elektronik posta ile özgeçmiş gönderme imkanı bulunmaktadır. Firma yetkililerinin insan kaynakları hizmeti veren sitelerden bekledikleri hizmetlerin başında ise özgeçmiş veri bankasına erişim hakkı yer almaktadır. Yine araştırma sonucunca görülmüştür ki, dünyadaki pek çok örnek şirket (tez içerisinde çalışmalarına değinilmiştir) insan kaynaklarına ait bilgileri saklamak ve işlemek için elektronik insan kaynakları sistemlerini kullanmakta ve bu sayede insan kaynaklarının operasyonel işlerine harcanan zamanın ve masrafların çoğundan kurtulmaktadırlar. Ayrıca, bu sistemler, istenen bilgilere kolay ulaşılmasını ve bilgilerin çeşitli analizlerle düzenli olarak raporlanmasını sağladıklarından, hem şirket yöneticilerinin ve hem de insan kaynakları uzmanlarının insan kaynaklarının stratejik konularına yoğunlaşabilmelerine imkan tanımaktadır. İnternetin iş hayatına girmesiyle internete de entegre olan bu sistemler sayesinde şirketler, hazırladıkları insan kaynakları sayfalarında firmalarına yetenekli personeli çekmek amacıyla şirketi tanıtma, sağladıkları iş imkanlarını duyurma, ihtiyaçları olan özelliklere sahip kişilerin iş başvurularını toplama şansına sahip olmaktadırlar. Günümüzde birçok firma, sağladığı maliyet, zaman ve etkinlik avantajlarından ötürü online işe alma yöntemini geleneksel işe alma yöntemlerine tercih etmekte. Tüm bu olumlu faktörlere ulaşabilmek için, çalışma neticesinde, elektronik insan kaynaklarına (eHR) geçiş sürecinin emek ve vakit yatırımı gerektiren bir süreç olduğu kanısı ortaya çıkmıştır. Her şirketin beklentisi ve amacı farklı olduğundan bir başkasına uyan sistemin aynen uygulanması yarar sağlamamaktadır. Şirketlerin kendi amaçlarına uyan planlamalar yapmalarının ve mevcut süreçlerini gözden geçirerek işe başlamalarının başarılı sonuç elde etmelerinde önemli bir rol oynadığı tespit edilmiştir. Bu konuda deneyimi olan firmalardan edinilen bilgiler de incelenerek, tüm çalışma neticesinde, şirket amaçlarına ve stratejilerine göre planlanmış uygulamaların başarılı olduğu görülmüştür. Teknolojik uygulamalara geçiş süreci her ne kadar zahmetli bir iş olsa da gelecekte güçlü konumda olan şirketler ile yarışabilmek için bu sürecin aşılması gerektiği bir gerçektir. İnsan Kaynakları teknolojinin sağladığı fırsatlara cevap vermelidir.